¿Estamos aprovechando al máximo las reuniones online?

14·Abr·2020

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La inédita situación de confinamiento que estamos viviendo ha acelerado espectacularmente la adaptación de las compañías y los profesionales al teletrabajo.
Todos hemos visto transformado nuestro modelo de colaboración y comunicación y por supuesto nuestro espacio de trabajo. La mesa de la cocina es ahora la nueva sala de reuniones.
Hemos pasado de tener reuniones presenciales o mixtas (con parte del equipo en la misma sala y otros en distintas ubicaciones conectados en remoto) a tener 100% encuentros online con cada miembro conectado por separado en su casa.
Y con este nuevo escenario tenemos que reflexionar: ¿aprovechamos al máximo las reuniones?
A menudo nos encontramos barreras y, aunque estas no son solo propias de las reuniones online ya que también lo son de las reuniones presenciales, se ven acentuadas al conectarnos remotamente:

– Los asistentes no están preparados
– No se comparte contexto previamente a la reunión
– Distracciones
– Falta de seguimiento después de la reunión

En este artículo propongo algunas estrategias y “tips” de Microsoft Teams para aprovecharlas al máximo.

El ciclo de vida de las reuniones

Las reuniones se ganan trabajando con detalle antes, durante y después de la reunión.

Antes de la reunión

Es muy importante tener contexto antes de asistir a una reunión. A menudo nos pasa que recibimos por e-mail una convocatoria con fecha, hora y ubicación, donde en el asunto dice “Espero que te vaya bien a esta hora”. No es la mejor manera de preparar a los asistentes para el encuentro.
Antes de convocar hay algunas acciones que nos ayudarán a agilizar la puesta en común de contenido durante la reunión.
Para facilitar la asistencia de todo el mundo, revisa la disponibilidad de los asistentes, teniendo en cuenta además el huso horario en el que se encuentran. Prepara la agenda entre 24 y 48 horas antes de que suceda la reunión. Ayudará a dar contexto a lo que se va a tratar durante la sesión. Atención, que si eres el destinatario del orden del día: ¡léelo!
Utilizando Microsoft Teams tenemos un espacio ya reservado para añadir todo este contenido (Archivos), además del valioso historial de Chat, que nos permitirá repasar las conversaciones de reuniones pasadas y las notas de la reunión, que se irán actualizando con cada encuentro.
Para evitar problemas técnicos de última hora, haz pruebas de audio y vídeo previamente para garantizar que todo funciona correctamente.
E importante también: antes de la reunión prepara todo lo que necesites, ve al baño, trae agua o el café y ¡no trabajes en pijama!

Durante la reunión

Cuando nos comunicamos, solo el 7% del contenido se transmite. Un 38% es la comunicación verbal. Todo el resto es comunicación no verbal. Por eso en las reuniones online perdemos gran parte de la esencia de la comunicación.
En general hay que mantener un ritmo más calmado que en una reunión presencial. Respeta el turno de palabra, puedes establecer unas reglas, por ejemplo que para pedir turno se comente en el chat. Hay personas que no les gusta que les interrumpan y prefieren dejar las preguntas para el final, otros prefieren ir comentando los temas a medida que se van sucediendo.
Desactiva las notificaciones y mantén en silencio tu micrófono hasta que sea tu turno de hablar: evitamos sonidos inesperados que pueden distraer al presentador.
Microsoft Teams permite compartir contenido como si estuvieras codo con codo con el resto de asistentes. Utiliza correctamente la compartición de pantalla, la pizarra digital o la edición simultánea de ficheros. Incluso si te conectas desde el teléfono móvil podrás colaborar como uno más.
Tanto el chat, como las notas de la reunión, son persistentes, compartidas y permiten edición simultánea. Esto permite hacer la revisión posterior pertinente y recoger las decisiones para crear tareas y asignar responsables. Aunque si alguien no puede asistir a la reunión, se puede grabar para posteriormente visualizarlas (se almacenan en Microsoft Stream) y aunque está en beta todavía y solo en inglés, se pueden activar los subtítulos en directo y posteriormente buscar en la transcripción.

Después

La mejor reunión del mundo no ha tenido lugar si no hay un seguimiento posterior.
A menudo se recogen notas, pero no se comparten. O se toman decisiones que no se trasladan en tareas y responsables concretos. Recuerda que todo el material que se recoge durante la reunión queda recogido en la convocatoria en Teams para poder revisarlo posteriormente.
Conviene enviar un correo o un mensaje por Teams con el resumen de la reunión y aprovechar para pedir feedback, colaboración o alguna aclaración, referenciando a alguno de los puntos generados.
También es conveniente corregir los errores que se han producido, tanto técnicos (quizá problemas de audio o vídeo) como organizativos (¿han funcionado bien los turnos de palabra?, ¿la reunión ha sido excesivamente corta o larga?)

Siguiendo estos tips, conseguirás aprovechar al máximo las reuniones online y ser más productivo

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