Estos días, la crisis del Covid-19 ha evidenciado la importancia del teletrabajo. Hemos visto que es fundamental que las empresas estén adaptadas para teletrabajar y que los empleados tengan todos los recursos que necesitan. El camino hacia la compañía remota ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad que nos obliga a adoptar el nuevo paradigma del teletrabajo a distancia cuanto antes. Para que el teletrabajo remoto sea todo un éxito, desde Raona te damos 10 consejos básicos que te ayudarán a teletrabajar mejor:

1. PREPARA TUS HERRAMIENTAS

Es importante preparar nuestros dispositivos. El ordenador y el teléfono inteligente deben estar bien configurados y disponer de todas las aplicaciones necesarias para el desarrollo normal del teletrabajo. Además, nuestra conexión a Internet debe ser de calidad, con un ancho de banda amplio y constante; mejor usar un cable, si no podemos, situarnos lo más cerca del router posible. Si necesitamos algún dispositivo especial, no debemos dudar en pedirlo a nuestra compañía. 

2. ORGANIZA EL ENTORNO DE TRABAJO

El caso ideal es disponer de una habitación dedicada exclusivamente al trabajo remoto. Como esto suele ser difícil, dediquemos un lugar específico de nuestro hogar, organizándolo de manera que nos ayude a diferenciar el entorno laboral del entorno doméstico.

Además de nuestro entorno físico, debemos organizar nuestro entorno digital.Aprovechemos las herramientas de las que disponemos, como por ejemplo Microsoft Teams, y ordenemos bien nuestros grupos de trabajo, las carpetas y archivos compartidos…

3. MANTÉN LA PRIVACIDAD Y SEGURIDAD

En nuestra casa no disponemos de los sistemas de seguridad informática con los que contemos en la oficina. Por este motivo es muy importante seguir las indicaciones de nuestra organización y, si así nos lo indican, usar una VPN, mantenernos alerta con los correos electrónicos que recibimos, ser conscientes de los riesgos de usar una wifi pública y recordar las políticas de seguridad. Tampoco podemos olvidar la privacidad física, como por ejemplo las miradas a nuestra pantalla, o perder discos duros o memorias USB.

4. PLANIFICA TU DÍA

Sin ninguna supervisión directa ni un entorno que nos marque los ritmos es fácil que perdamos el foco. Nuestro consejo es que definamos bloques de trabajo y los dediquemos a tareas específicas. También es importante revisar nuestros días al inicio y al final de la jornada, así como respetar los horarios de trabajo, tanto nuestros como de nuestros compañeros.

Gracias a la flexibilidad que nos da el teletrabajo, podemos elegir el momento del día en el que somos más productivos y aprovechar así al máximo nuestras horas de trabajo.

5. COMUNÍCATE CON TUS COMPAÑEROS

Es muy importante mantener la comunicación continua con nuestros compañeros y con la organización. Usar los chats y las videollamadas que ofrecen las plataformas de trabajo colaborativo digital y actualizar el estatus de nuestro perfil. Cuando trabajamos en remoto hemos de hipercomunicar. Repetir el mismo mensaje conciso tantas veces como sea necesario y no enviar mensajes demasiado largos.

6. HAZ REUNIONES EFICACES Y EFICIENTES

Es importante recordar los cuatro aspectos claves de una reunión: el objetivo, el compromiso, la confianza y el resultado. Para mejorar nuestro modo de reunirnos, debemos fijarnos en los tres momentos claves de una reunión. Antes de la reunión es necesario preparar una agenda y convocar al mínimo número de personas. Durante la reunión debemos mantener el foco, respetar los turnos de palabra y tomar notas de la reunión. Así, al acabar, después de la reunión, podremos seguir los siguientes pasos y compartir el acta de la reunión con todos los asistentes.

7. FORMATE E INFORMATE

Para seguir al día de lo que pasa en nuestra organización, es importante mantenernos informados. Podemos hacerlo a través de la sección de noticias de nuestro portal de comunicación interna, o leer los mensajes públicos de nuestros compañeros, o hablar con ellos no solo de los proyectos, sino también de todo lo que pasa en nuestra compañía.

Además, podemos seguir formándonos a distancia y participar en eventos en línea.

8. GESTIONA TAREAS, NO HORARIOS 
Cuando trabajamos a distancia, es más difícil gestionar el horario, por eso, debemos tener claro que lo importante no es el horario, sino el cumplimiento de las tareas y el tiempo que se tarda en realizarlas.

9. EXPLICA EN DETALLE LAS TAREAS

Al encargar una tarea a alguien o delegar una responsabilidad a otra persona debemos esforzarnos en explicar con todo detalle qué hay que realizar, el contexto del proyecto o el marco que engloba esa tarea o responsabilidad, y todos aquellos puntos, por irrelevantes que nos parezcan, que tengan vinculación con el trabajo encargado. De este modo la persona que se encarga de la tarea dispondrá de toda la información para ejecutarla de forma autónoma.

10. COMPARTE ALGO MÁS QUE EL TRABAJO

Las personas somos criaturas sociales por naturaleza. Mientras hacemos teletrabajo, es importante buscar momentos y formas para mantener la buena relación con nuestros compañeros.

Siguiendo estos consejos, el trabajo remoto será más eficiente. Conseguiremos que las personas trabajan mejor y que las compañías consigan sus objetivos.

 

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