Paperless, salta del papel al documento digital
Deshazte de los documentos en papel de tu departamento gestionando su ciclo de vida en Office 365
Elimina los documentos en papel de tu departamento con Paperless para Office 365
Transición en un mes
- Traslada un tipo de documento al mundo digital.
- Aceleradores propios y metodología probada.
Adaptable a tus necesidades
- Flujos de trabajo e integraciones personalizables.
- Experiencia en la personalización de taxonomías.
Beneficios
de evolucionar a una gestión digital tu archivo de documentación departamental
Ahorra en costes de papel
Trabaja de una forma más eficiente estés donde estés
Mejora la productividad
Evita tareas sin valor añadido y pérdidas por la manipulación
Gestión digital del ciclo de vida
Da una vida ilimitada a tus documentos electrónicos
Protege tu información
Controla quien accede a los datos y cumple la GDPR
Nuestra solución
para optimizar tus procesos departamentales basados en el papel
Rediseña el ciclo de vida de tus documentos
Captura de documentos
- Escaneado con OCR
- Carga directa a Sharepoint
Wizard de carga rápida
- Clasificación por taxonomías
- Indexación y metadatos asociados
Información de seguridad
- Permisos y responsables
- Conformidad de lectura
Archivo de papel vinculado
- Almacén propio de copia física
- Externalización a gestores de archivos
Facilidad de uso
- Búsqueda y filtrado
- Categorización personalizable
Firma electrónica
- Integrado con Signaturit y DocuForm
- Archivado de evidencias
Seguridad
- Autorización de lectura
- Histórico de versiones
Auditoría
- Accesos realizados
- Informes de estado
Localización
- Control de ubicación
- Estado y uso previo
Recuperación
- Solicitud del original
- Custodia del documento
Retención
- Fecha de expiración
- Archivado o borrado
Destrucción certificada
- Eliminación segura de datos
- Reciclaje de papel
Escenarios
Facturas
Facturas de clientes y proveedores que se reciben en papel y que deben ser conservadas por motivos fiscales.
Albaranes
Albaranes de transporte y recepción de mercancías para reclamaciones y coberturas de seguros.
Contratos
Contratos mercantiles y laborales que se deben firmar y almacenar el original para posibles litigios.
Actas
Actas y informes de seguimiento que se elaboran internamente en papel para la actividad empresarial.
Currículums
Currículums de candidatos y subcontratados, custodiados por protección de datos (GDPR).
Certificados
Documentos de formación, aceptación y cumplimiento que se realizan en papel de forma habitual.
Control de calidad
Documentación generada en revisiones, protocolos de seguridad y controles periódicos.
Doc. técnica
Planos y documentación específica de equipamientos e instalaciones para consulta puntual y confidencial.
INDICADORES de negocio
Paperless en cifras
-
1
%
Costes de impresión
1
HORAS AÑO MANIPULACIÓN
-
1
%
Pérdidas de documentos
Experiencias reales
Oficina sin papeles
Participamos en el proceso de modernización de oficinas de Almirall, implantando nuestra solución para eliminar los archivos departamentales.
Archivo digital de Administración
Digitalización del ciclo de vida de la documentación del Departamento de Administración, implementando los procesos necesarios para la gestión digital del papel.
Nuestra propuesta
Digitalizamos el ciclo de vida de una tipología de documento de tu departamento en un mes y olvídate del papel.
Lo hacemos en 4 etapas:
01.
Definición
Definimos contigo el proceso de gestión digital del documento, así como su taxonomía y accesibilidad durante el ciclo de vida.
02.
Configuración
Instalamos nuestros aceleradores para Office 365 para crear un sitio específico en la nube para centralizar los documentos.
03.
Transición
Pilotamos el proceso de transición, adaptando el entorno a tu proceso y colaborando con especialistas en digitalización y archivado.
04.
Formación
Ayudamos a los usuarios a adaptarse al cambio y a sacar partido de las nuevas herramientas para la búsqueda, gestión y recuperación de los datos.
contáctanos
No esperes más
¡Solicita tu demo!
Nos pondremos en contacto contigo para resolver tus dudas y evaluar el proceso de transición de tu almacén de papel a su nueva vida digital.
Sin compromiso y con la garantía de calidad de Raona.